Côté agents

Compléments au bulletin N°1

Organisation des services et agents :

• L’occupation des sites à Nomeny et Laneuvelotte se fera par roulement, avec un regroupement par équipe dans la mesure du possible, sur réservation des bureaux grâce à un calendrier partagé stocké sur le DRIVE.
• À Nomeny : plusieurs bureaux sont libres à temps plein et d’autres libres partiellement permettant une rotation d’une quinzaine d’agents. La salle de réunion de Nomeny pourra aussi servir de bureau hors des temps de réunion, par le biais de la réservation. Pour les repas : un roulement se fera sans doute naturellement, la salle de repas ne pouvant contenir plus de 15 personnes. Un frigo supplémentaire sera ajouté.
• À Laneuvelotte : la salle Jacques Brel est disponible pour 4 personnes avec un accès internet et une connexion au serveur informatique de la Comcom grâce au VPN FortiClient. PAS D’IMPRIMANTE : privilégier les impressions à Nomeny ou Champenoux. Matériel disponible : tables et chaises (équipements classiques d’une salle de réunion), vaisselle, frigo et micro-ondes accessibles. Charge à chacun d’y apporter son nécessaire : café, thé…
• Les règles de télétravail seront ponctuellement assouplies. Selon le niveau de nuisances indiqué dans le calendrier, une extension jusqu’à 3 jours maximum de TT sur la semaine sera possible pour les agents dont les missions sont compatibles avec ce mode de fonctionnement. La règle des jours consécutifs est également assouplie pour l’occasion.
• Prise en compte des déplacements vers ces zones de repli : à titre exceptionnel, si l’écart kilométrique entre la résidence administrative et la zone de repli est réellement impactant pour l’agent, des frais kilométriques pourront être déclarés. Si le temps de trajet supplémentaire, entre le domicile de l’agent et la zone de repli, est réellement impactant pour l’agent, cet écart pourra être considéré comme du temps de travail. Il reviendra à chaque agent de faire preuve de bon sens dans ses demandes à adresser à son N+1.
• En règle générale, pour garantir une continuité de service au public, l’accueil des usagers se poursuivra à la Comcom à Champenoux, pour France Services et aux Déchets.
• Toutefois, la collectivité se réserve la possibilité de fermer ponctuellement le bâtiment, y compris l’accueil physique au public pour tous les services, dans le cas où les nuisances prévues ou constatées entraineraient des conditions de travail trop dégradées. Dans cette situation extrême, un accueil téléphonique se fera en télétravail (France services, Déchets) ou au standard à Nomeny (accueil Comcom). Des messages seront adressés aux administrés pour les avertir : message d’attente téléphonique pré-enregistré, Intramuros, site, horaires Google, affichage, etc.
• Les agents des services Hydraulique et Bâtiments pourront toujours accéder à leurs espaces. Pour leurs missions nécessitant un travail administratif, ces agents bénéficient des mêmes solutions (Nomeny, Laneuvelotte, télétravail ou encore bureaux dans les stations dépuration).
• Concernant les véhicules professionnels de la Comcom : lorsqu’un véhicule réservé est emprunté et garé par son utilisateur ailleurs que sur le parking de la Comcom à Champenoux, l’utilisateur mettra un post-it sur la boîte à clé pour préciser où il se trouve désormais.
• Cuisine : les repas à Champenoux seront pris dans la salle du grenier, réservée à cet effet de 11h30 à 14h chaque jour. La salle sera rendue propre et aérée après chaque pause afin de permettre la bonne tenue de réunions avant et après. Les frigos seront déplacés au Rdc, dans le couloir.

Utilisation du calendrier d’occupation des sites, avec la « Météo des travaux » :

• La Météo des travaux :
  – Orage = tous aux abris (travail à Nomeny, Laneuvelotte, STEU ou TT)
  – Nuage = on attend des précisions (reviens sur le calendrier le jeudi à 14h pour connaître les préconisations)
  – Pluie = tu fais selon ta sensibilité (travail à Champenoux, Nomeny, Laneuvelotte, STEU ou TT)
  – Soleil = pas de nuisance particulière prévue (travail normal à Champenoux)
• Les agents du siège administratif à Nomeny veilleront à maintenir à jour, chaque semaine, le calendrier pour indiquer la disponibilité ou non de leur bureau.
• Il relève de la responsabilité de chacun de consulter le calendrier partagé : espace DRIVE COMCOM > RESSOURCES PARTAGÉES > Calendrier occupation Nomeny Laneuvelotte
• Les agents souhaitant travailler à Nomeny et Laneuvelotte veilleront à s’inscrire dans le calendrier d’occupation des sites, après échange avec leur équipe pour se coordonner autant que possible, et informeront leur N+1. Cette réservation anticipée devra se faire au plus tard le vendredi précédent, et ne devra pas excéder plus de 2 semaines. À noter que s’il n’y a pas de nuisance à Champenoux, il n’y a pas de raison de solliciter un bureau à Nomeny, Laneuvelotte ou du TT.
• Chacun sera attentif à ne pas écraser l’inscription d’un.e autre.
• Chacun sera vigilant à effectuer son transfert d’appels vers son téléphone portable pour faciliter les missions du secrétariat d’accueil.

Mesures générales de sécurité à partir du 14 avril

• Pas d’impact sur les entrées principales du bâtiment (avant et arrière). Elles ne seront pas utilisées par les entreprises pour les zones de chantier RDC et extension. Sauf pour la zone chantier de l’étage (sanitaires/local serveur).
• Le parking à l’arrière du bâtiment pourra être en partie utilisé par les entreprises. Elles occuperont principalement le parking de l’ancienne cour d’école, toutefois il pourra y avoir des besoins supplémentaires. De manière générale, il est demandé aux agents de privilégier le parking végétalisé à proximité de l’église et de laisser le parking de la salle des fêtes plus libre pour le public des activités scolaires et associatives.
• Circulation à l’intérieur du bâtiment pour éviter les croisements et une propagation excessive des poussières dues aux travaux : entreprises par l’escalier côté salle du rdc, agents-élus-public par l’escalier côté bureau Président.
• Un signalement au sol sera mis en place pour la sécurité des personnels à l’arrière du bâtiment et/ou public en situation de handicap.
• Des cloisons provisoires seront montées pour éviter autant que possible la propagation de poussières (inaccessibilité/neutralisation du bureau Com’ à l’étage et des espaces cuisine, archives, local ménage au Rdc)
• Pas de nuisance à craindre liée aux odeurs car utilisation de peintures à l’eau
• Attention particulière des entreprises portées à la baie informatique afin de maintenir son activité sans coupure